Mediacja w zamówieniach publicznych

Mediacja w zamówieniach publicznych

Nowe prawo zamówień publicznych wprowadziło absolutną nowość – możliwość polubownego rozwiązywania sporów. Mediacja w zamówieniach publicznych to tylko jedna z możliwości wprowadzonych do zamówień publicznych. Rosnąca popularność mediacji sprzyja szybszemu rozwiązywaniu przeróżnych sporów. Wprowadzenie jej do PZP ma nie tylko przyśpieszyć rozwiązanie czasem bardzo skomplikowanych sporów ale także pozwolić na wypracowanie rozwiązania satysfakcjonującego obie strony.   

Mediacja w zamówieniach publicznych czyli będzie prościej i szybciej

Mediacja i koncyliacja są alternatywnymi metodami rozwiązywania sporów (Alternative Dispute Resolution, ADR). Ich praktyczne zastosowanie jest bardzo popularne w USA oraz w krajach europejskich z ugruntowaną praktyką pozasądowego rozstrzygania sporów oraz rozwiniętą gospodarką wolnorynkową. Mediacja to próba doprowadzenia do ugodowego, satysfakcjonującego strony rozwiązania sporu na drodze dobrowolnych negocjacji prowadzonych przy udziale trzeciej osoby, neutralnego i bezstronnego mediatora, który wspiera przebieg negocjacji, łagodzi powstające napięcia i pomaga w dojściu do porozumienia.

Mediacja i koncyliacja są alternatywnymi metodami rozwiązywania sporów (Alternative Dispute Resolution, ADR). Ich praktyczne zastosowanie jest bardzo popularne w USA oraz w krajach europejskich z ugruntowaną praktyką pozasądowego rozstrzygania sporów oraz rozwiniętą gospodarką wolnorynkową. Mediacja to próba doprowadzenia do ugodowego, satysfakcjonującego strony rozwiązania sporu na drodze dobrowolnych negocjacji prowadzonych przy udziale trzeciej osoby, neutralnego i bezstronnego mediatora, który wspiera przebieg negocjacji, łagodzi powstające napięcia i pomaga w dojściu do porozumienia.

Kiedy mediacja w zamówieniach publicznych jest dopuszczalna?

Prowadzenie mediacji jest dopuszczalne w każdej sprawie majątkowej, w której zawarcie ugody jest dopuszczalne. Postanowienia o mediacji lub innym polubownym rozwiązaniu sporu może znaleźć się już w umowie lub umowie ramowej. Umowa o mediację lub inne polubowne rozwiązanie sporu może być zawarta także przez wyrażenie przez stronę zgody na mediację lub inne polubowne rozwiązanie sporu, gdy druga strona złożyła wniosek o przeprowadzenie mediacji. 

Pamiętać jednak należy, że ugoda zawarta w toku mediacji nie może być sprzeczna z przepisami prawa zamówień publicznych dotyczącymi zmian umowy (dział VII rozdziału 3 PZP) – istotna zmiana zawartej umowy wymaga przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia.

Odpowiednią regulację w tym zakresie przewiduje ustawa o finansach publicznych. Zgodnie z art. 54a tej ustawy Jednostka sektora finansów publicznych może zawrzeć ugodę w sprawie spornej należności cywilnoprawnej w przypadku dokonania oceny, że skutki ugody są dla tej jednostki lub odpowiednio Skarbu Państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego korzystniejsze niż prawdopodobny wynik postępowania sądowego albo arbitrażowego. Ocena skutków ugody nastąpi, w formie pisemnej, z uwzględnieniem okoliczności sprawy, w szczególności zasadności spornych żądań, możliwości ich zaspokojenia i przewidywanego czasu trwania oraz kosztów postępowania sądowego albo arbitrażowego.

Kto może przeprowadzić mediację w PZP?

Prawo zamówień publicznych dopuszcza przeprowadzenie mediacji przez mediatora Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej lub  innego wybranego mediatora. Art. 591 ust. 1 ustawy zakłada, że w sprawie majątkowej, w której zawarcie ugody jest dopuszczalne, każda ze stron umowy, w przypadku sporu wynikającego z zamówienia publicznego, może złożyć wniosek o przeprowadzenie mediacji lub inne polubowne rozwiązanie sporu. W przypadku zamówień publicznych o szacunkowej wartości zamówienia publicznego ustalonej, jako równa lub przekraczająca w złotych równowartość kwoty 10 000 000 euro dla dostaw lub usług oraz 20 000 000 euro dla robót budowlanych oraz o wartość przedmiotu sporu przewyższa 100 000 złotych, ww. wniosek będzie mógł być złożony do Prezesa Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej (PGRP). Jednocześnie, niezależnie od wartości zamówienia publicznego oraz wartości przedmiotu sporu, w sprawie, w której zawarcie ugody między zamawiającym a wykonawcą jest dopuszczalne, przewidziano możliwość złożenia wniosku o przeprowadzenie mediacji lub inne polubowne rozwiązanie sporu do innego ośrodka mediacyjnego.

Mediacja przed mediatorem Prokuratorii Generalnej Rzeczpospolitej Polskiej

Mediacja przed mediatorem Prokuratorii Generalnej Rzeczpospolitej Polskiej odbywa się na podstawie Regulaminu Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej Rzeczpospolitej Polskiej. Mediacja może być przeprowadzona na podstawie umowy o mediację, zawartej także przez złożenie wniosku i wyrażenie zgody na mediację przez drugą stronę. Wniosek o mediację składa się do Sądu w formie pisemnej.

Postępowanie mediacyjne Mediator prowadzi według swojego uznania, kierując się zasadami bezstronności i neutralności. W szczególności Mediator wyznacza posiedzenia mediacyjne z udziałem obu stron, spotkania indywidualne ze stronami oraz określa inne sposoby komunikowania się ze stronami. Mediator dąży do prowadzenia mediacji w sposób efektywny, dopasowany do potrzeb i możliwości stron, aby zapewnić jak najlepsze warunki do ugodowego zakończenia sporu. Mediator nie rozstrzyga sporu między stronami, ale stara się wspomóc strony w prowadzonych przez nie negocjacjach w sposób bezstronny i niezależny.

Jeżeli w ramach prowadzonej mediacji umownej nie doszło do zawarcia ugody, strony mogą za pośrednictwem mediatora, przed formalnym zakończeniem mediacji, złożyć zgodny wniosek o wydanie stanowiska koncyliacyjnego. Prowadzone postępowanie koncyliacyjne podlega stosownej opłacie. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, postępowanie mediacyjne kończy się z upływem 30 dni od dnia otrzymania stanowiska koncyliacyjnego przez ostatnią ze stron, chyba że strony złożyły wcześniej zgodny wniosek o zawarcie ugody przed mediatorem.

Opłata za postępowanie mediacyjne wynosi 5.000 zł i jest uiszczana po jego zakończeniu. Jeżeli w trakcie postępowania odbyły się więcej niż 3 posiedzenia wspólne, opłata ulega zwiększeniu o 1000 zł za każde kolejne posiedzenie. Do opłaty za postępowanie mediacyjne dolicza się należny podatek Vat. Wysokość opłaty za przeprowadzone postępowanie strony pokrywają w częściach równych, chyba że postanowiły inaczej. Strony ponoszą opłatę solidarnie. Opłatę uiszcza się w terminie 14 dni od dnia, w którym odbyło się albo miało odbyć się ostatnie posiedzenie