Rejestr podmiotów przetwarzajacych administrowane prze nas dane
Administrator danych: GC Adwokaci Gradowska Chowaniec Sp.p. z siedzibą w Katowicach
Adres siedziby: ul. Chorzowska 105, 40-101 Katowice
Kontakt: kancelaria@gcadwokaci.pl; 576 569 866
Data aktualizacji rejestru: 01.01.2026
Właściciel rejestru (osoba odpowiedzialna): Partnerzy (wspólnicy) GC Adwokaci Gradowska Chowaniec Sp.p. (odpowiedzialność wspólna).
1) Komunikacja e-mail – Gmail (skrzynka wspólna kancelaryjna)
| Pole | Wpis |
|---|---|
| Nazwa czynności | Komunikacja biznesowa e-mail (Gmail – skrzynka wspólna kancelaryjna) |
| Cele | Korespondencja z klientami i kontrahentami, obsługa spraw, kontakt operacyjny |
| Kategorie osób | Klienci, kontrahenci, przedstawiciele/pełnomocnicy, osoby kontaktowe, pracownicy/współpracownicy, inne osoby korespondujące |
| Kategorie danych | Dane identyfikacyjne i kontaktowe; treść wiadomości; załączniki; metadane poczty |
| Odbiorcy | Upoważnieni pracownicy/współpracownicy; adresaci korespondencji; procesor: Google (Gmail) |
| Transfer do państw trzecich | Zgodnie z DPA dostawcy Google |
| Retencja | Korespondencja: część usuwana po 3 latach liczonych od daty wiadomości, na koniec roku kalendarzowego; pozostałe wiadomości – wg potrzeb sprawy/obowiązków i powiązania z aktami |
| Minimalne TOM | Dostęp tylko dla upoważnionych; MFA; silne hasła; najmniejsze uprawnienia do skrzynki wspólnej; procedura offboarding; ochrona urządzeń; szyfrowanie transmisji (TLS) |
2) Komunikacja e-mail – nazwa.pl (pozostałe skrzynki IMAP)
| Pole | Wpis |
|---|---|
| Nazwa czynności | Komunikacja biznesowa e-mail (nazwa.pl – skrzynki IMAP) |
| Cele | Korespondencja służbowa, obsługa spraw, kontakt z klientami i kontrahentami |
| Kategorie osób | Jak wyżej |
| Kategorie danych | Jak wyżej |
| Odbiorcy | Upoważnieni pracownicy/współpracownicy; adresaci korespondencji; procesor: nazwa.pl |
| Transfer do państw trzecich | Do weryfikacji wg umowy/warunków usługi (wpisać zgodnie z dokumentami) |
| Retencja | Korespondencja: część usuwana po 3 latach od daty wiadomości, na koniec roku kalendarzowego; reszta wg potrzeb sprawy/obowiązków |
| Minimalne TOM | Konta imienne; silne hasła (+ MFA, jeśli dostępne); ograniczenie dostępu do panelu; offboarding; szyfrowanie transmisji; kontrola uprawnień do skrzynek |
3) Formularz kontaktowy na stronie www (nazwa.pl)
| Pole | Wpis |
|---|---|
| Nazwa czynności | Obsługa zapytań z formularza kontaktowego na stronie www |
| Cele | Przyjmowanie i obsługa zapytań, kontakt zwrotny, kwalifikacja sprawy |
| Kategorie osób | Osoby kontaktujące się przez www (potencjalni klienci, kontrahenci) |
| Kategorie danych | Imię i nazwisko (jeśli podane), e-mail/telefon (jeśli podane), treść wiadomości, ewentualne załączniki (jeśli formularz umożliwia) |
| Odbiorcy | Upoważnieni pracownicy/współpracownicy; procesor: nazwa.pl; ewentualnie dalsi odbiorcy tylko jeśli wynika z obsługi sprawy |
| Transfer do państw trzecich | Brak |
| Retencja | Zgłoszenie trafia do obsługi (zwykle jako e-mail) i podlega zasadzie retencji korespondencji: część usuwana po 3 latach od daty wiadomości na koniec roku; w razie wszczęcia sprawy – dokumentacja w aktach 10 lat od zakończenia sprawy |
| Minimalne TOM | Minimalizacja pól formularza; ograniczenie dostępu do panelu/hostingu; filtrowanie spamu; kontrola adresu docelowego (tylko wskazana skrzynka); silne hasła; offboarding; szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS) |
4) Praca biurowa i pliki (Microsoft 365 – Office + OneDrive)
| Pole | Wpis |
|---|---|
| Nazwa czynności | Tworzenie i przechowywanie dokumentów (Office/OneDrive) |
| Cele | Sporządzanie dokumentów, przechowywanie i współdzielenie plików, realizacja zadań |
| Kategorie osób | Pracownicy/współpracownicy; klienci/kontrahenci (jeśli występują w dokumentach) |
| Kategorie danych | Dane w dokumentach i plikach; metadane plików; dane kont |
| Odbiorcy | Upoważnieni użytkownicy; ewentualnie osoby, którym udostępniono pliki; procesor: Microsoft |
| Transfer do państw trzecich | Zgodnie z DPA Microsoft i konfiguracją |
| Retencja | Akta/sprawy (jeśli w plikach): 10 lat od daty zakończenia sprawy; pozostałe pliki wg potrzeb operacyjnych i polityk wewnętrznych |
| Minimalne TOM | MFA; role/uprawnienia; kontrola udostępnień; offboarding; ochrona urządzeń; szyfrowanie transmisji |
5) Współpraca i komunikacja (Microsoft Teams)
| Pole | Wpis |
|---|---|
| Nazwa czynności | Komunikacja i współpraca zespołowa (Teams) |
| Cele | Komunikacja wewnętrzna, spotkania, wymiana plików w ramach zespołów/projektów |
| Kategorie osób | Pracownicy/współpracownicy; klienci/kontrahenci (jeśli uczestniczą lub są w treściach) |
| Kategorie danych | Treści czatów/kanałów, dane spotkań, pliki i załączniki, dane kont |
| Odbiorcy | Upoważnieni użytkownicy; ewentualni goście (jeśli dopuszczacie); procesor: Microsoft |
| Transfer do państw trzecich | Zgodnie z DPA Microsoft i konfiguracją |
| Retencja | Treści i pliki wg potrzeb operacyjnych; jeśli stanowią część akt – 10 lat od zakończenia sprawy |
| Minimalne TOM | MFA; kontrola członkostwa w zespołach; zasada najmniejszych uprawnień; ograniczenie udostępnień; offboarding |
6) Prowadzenie spraw, dokumentów, korespondencji i rozliczeń (LegalDesk)
| Pole | Wpis |
|---|---|
| Nazwa czynności | Obsługa spraw i klientów (LegalDesk) |
| Cele | Prowadzenie spraw, obieg dokumentów i korespondencji, ewidencja i rozliczenia |
| Kategorie osób | Klienci, kontrahenci, osoby występujące w sprawach, pracownicy/współpracownicy |
| Kategorie danych | Dane spraw, dokumenty, korespondencja, dane rozliczeniowe |
| Odbiorcy | Upoważnieni użytkownicy; procesor: dostawca LegalDesk (Wolters Kluwer Sp. z o.o.) |
| Transfer do państw trzecich | Zgodnie z umową/DPA LegalDesk |
| Retencja | Akta: 10 lat od daty zakończenia sprawy |
| Minimalne TOM | Konta imienne; role/uprawnienia; kontrola eksportów; offboarding; rejestr dostępu/logi (jeśli dostępne); zasada minimalizacji danych |
7) Księgowość i podatki (MM Taxes)
| Pole | Wpis |
|---|---|
| Nazwa czynności | Obsługa księgowo-podatkowa |
| Cele | Rozliczenia, deklaracje, realizacja obowiązków prawnych |
| Kategorie osób | Pracownicy/współpracownicy; klienci/kontrahenci (jeśli w dokumentach) |
| Kategorie danych | Dane identyfikacyjne, rozliczeniowe, dokumenty finansowe |
| Odbiorcy | Organy publiczne (jeśli dotyczy); procesor: MM Taxes |
| Transfer do państw trzecich | Do potwierdzenia (zwykle „nie”, o ile brak subprocesorów poza EOG) |
| Retencja | Zgodnie z przepisami; dokumenty rozliczeniowe w zakresie wymaganym prawem |
| Minimalne TOM | Ograniczenie dostępu; kanał przekazywania dokumentów zabezpieczony; upoważnienia; ewidencja przekazań; zasada minimalizacji danych |