W sytuacji kontaktu z sądem często zachodzi konieczność napisania pisma do sądu. Może to być pismo zwierające stanowisko w prawie, wniosek o usprawiedliwienie nieobecności czy nawet środek odwoławczy. Jak prawidłowo skonstruować pismo kierowane do sądu?
Postępowanie cywilne
Niezbędne elementy pisma w postępowaniu cywilnym określa art. 126 kodeksu postępowania cywilnego. Są to elementy konieczne dla każdego pisma w sprawie i ich pominięcie może spowodować, że pismo nie zostanie rozpoznane. Poniżej zostaną przedstawione niezbędne elementy pisma w sprawie cywilnej.
W tym miejscu wskazać należy nazwę i miejsce siedziby sądu. W przypadku sądów rejonowych należy zachować szczególną ostrożność albowiem w większych miejscowościach np. w Katowicach czy Warszawie dla jednego miasta jest kilka sądów rejonowych i w takiej sytuacji określenie np. “Sąd Rejonowy w Katowicach” jest niewystarczające, ponieważ taki sąd po prostu nie istnieje a istnieje Sad Rejonowy Katowice -Wschód w Katowicach oraz Sąd Rejonowy Katowice-Zachód w Katowicach. W konsekwencji w wypadku wysłania pisma do “Sądu Rejonowego w Katowicach” nasza przesyłka możne do nas wrócić z adnotacją “adresat nie istnieje”.
Najłatwiej określić właściwy sąd z treści otrzymanej wcześniej z sądu korespondencji (o ile oczywiście nie jest to pierwsze pismo w sprawie). Jeżeli jest to natomiast pierwsze pismo w sprawie (pozew wniosek) należy wpierw ustalić właściwość sądu i właściwy sąd. Przydatne w takie sytuacji mogą się okazać wyszukiwarki instytucji dostępne za pośrednictwem Internetu – np. wyszukiwarka instytucji Wolters Kluwer.
Szczególną ostrożność należy zachować przy tworzeniu środków odwoławczych – najczęściej środki odwoławcze kieruje się do sądu wyższej instancji za pośrednictwem sądu pierwszej instancji czasem jednak spotykamy się się z kontrolą poziomą gdzie środek odwoławczy rozpoznaje sąd, który wydał zaskarżone orzeczenie.
Dobrym zwyczajem jest wskazanie właściwego wydziału sądu do którego pismo jest kierowane, aczkolwiek element ten nie jest niezbędny dla rozpoznania pisma.
W treści pisma – w jego górnej części – należy określić imiona i nazwiska (lub nazwy) wszystkich stron postępowania a także ich adresy. Jeżeli któraś ze stron posiada pełnomocnika również trzeba go wskazać poprzez dodanie przy danej osobie informacji “reprezentowany przez …” wraz z podaniem imienia, nazwiska oraz tytułu zawodowego pełnomocnika jeśli taki posiada (adwokat/radca prawny).
Jeśli jest to kolejne pismo w sprawie nie ma potrzeby wskazywania adresów stron oraz ich pełnomocników – w takim wypadku wystarczy tylko podanie imienia i nazwiska strony oraz jej pełnomocnika.
W sytuacji gdy po jednej ze stron występuje więcej niż jedna osoba należy wskazać wszystkie te osoby.
Jeżeli sprawa otrzymała już swoją sygnaturę, to w treści pisma należy ją wskazać. Sygnaturę sprawy można ustalić z treści korespondencji sądowej lub poprzez kontakt telefoniczny z sądem, w którym sprawa się toczy.
Wysyłając później takie pismo za pośrednictwem poczty należy pamiętać o umieszczeniu na kopercie i na potwierdzeniu nadania sygnatury sprawy.
Przykładowa sygnatura sprawy: “I Ns 165/20” lub “II C 346/19“
Cyfra rzymska w sygnaturze sprawy oznacza numer wydziału, który rozpoznaje daną sprawę. Oznaczenie literowe np.”C” to tzw. repertorium i oznacza typ sprawy. Cyfra przez ukośnikiem oznacza numer sprawy, a cyfra po ukośniku rok wpływu sprawy do sądu.
W treści pisma należy oznaczyć rodzaj tego pisma – czy jest to odpowiedź na pozew, wniosek dowodowy czy też inne pismo. Jeżeli pojawią się problemy z ustaleniem jak oznaczyć dane pismo można się ograniczyć do określenia “PISMO”.
W tym miejscu należy wskazać nasze żądanie, wnioski lub oświadczenia. Jest to najważniejsza i najtrudniejsza do prawidłowego skonstruowania cześć pisma. Jej niewłaściwa konstrukcja może prowadzić do nieuwzględnienia danego wniosku czy żądania, a nawet przegrania sprawy. Dlatego też przed skonstruowaniem osnowy pisma warto dokładnie przeanalizować przepisy, na których opieramy swoje żądania, wnioski czy oświadczenia.
Właściwe uzasadnienie pisma to druga najważniejsza, zaraz po osnowie, część pisma. W tym miejscu należy dokładnie wytłumaczyć dlaczego czegoś żądamy, o coś wnioskujemy lub coś oświadczamy. Nie można zapomnieć, iż samo wyjaśnienie zasadności naszego stanowiska może się okazać niewystarczające i dlatego w treści uzasadnienia trzeba wskazać dowody na poparcie swoich twierdzeń. Mogą to być dowody pisemne np. umowa, ale również opinie biegłych czy zeznania świadków.
Pismo kierowane do sądu musi zostać własnoręcznie podpisane przez osobę, która to pismo składa. Jeżeli osoba składająca pismo nie może się podpisać, podpisuje pismo osoba przez nią upoważniona, z wymienieniem przyczyny, dla której strona sama się nie podpisała.
Na końcu pisma należy wymienić wszystkie dokumenty dołączone do pisma, w szczególności dokumenty wskazywane jako dowody w sprawie.
Pismo powinno zawierać odpisy tego pisma wraz z załącznikami po jednym odpisie dla każdej z pozostałych stron.
Pamiętajmy, że ustawa przewiduje szczególne wymogi dla pism wszczynających postępowanie takich jak pozew czy wniosek oraz dla środków odwoławczych. Ze względu na obszerność tematyki te dwa typy pism omówione zostaną w osobnych artykułach.
Postępowanie karne
Niezbędne elementy pisma w postępowaniu cywilnym określa art. 119 kodeksu postępowania karnego. Podobnie jak w postępowaniu cywilnym są to elementy konieczne dla każdego pisma w sprawie i ich pominięcie może spowodować, że pismo nie zostanie rozpoznane. Poniżej zostaną przedstawione niezbędne elementy pisma w sprawie karnej.
W tym miejscu wskazać należy nazwę i miejsce siedziby sądu. W przypadku sądów rejonowych należy zachować szczególną ostrożność albowiem w większych miejscowościach np. w Katowicach czy Warszawie dla jednego miasta jest kilka sądów rejonowych i w takiej sytuacji określenie np. “Sąd Rejonowy w Katowicach” jest niewystarczające, ponieważ taki sąd po prostu nie istnieje a istnieje Sad Rejonowy Katowice -Wschód w Katowicach oraz Sąd Rejonowy Katowice-Zachód w Katowicach. W konsekwencji w wypadku wysłania pisma do “Sądu Rejonowego w Katowicach” nasza przesyłka możne do nas wrócić z adnotacją “adresat nie istnieje”.
Najłatwiej określić właściwy sąd z treści otrzymanej wcześniej z sądu korespondencji (o ile oczywiście nie jest to pierwsze pismo w sprawie). Jeżeli jest to natomiast pierwsze pismo w sprawie (pozew wniosek) należy wpierw ustalić właściwość sądu i właściwy sąd. Przydatne w takie sytuacji mogą się okazać wyszukiwarki instytucji dostępne za pośrednictwem Internetu – np. wyszukiwarka instytucji Wolters Kluwer.
Szczególną ostrożność należy zachować przy tworzeniu środków odwoławczych – najczęściej środki odwoławcze kieruje się do sądu wyższej instancji za pośrednictwem sądu pierwszej instancji czasem jednak spotykamy się się z kontrolą poziomą gdzie środek odwoławczy rozpoznaje sąd, który wydał zaskarżone orzeczenie.
Dobrym zwyczajem jest wskazanie właściwego wydziału sądu do którego pismo jest kierowane, aczkolwiek element ten nie jest niezbędny dla rozpoznania pisma.
W treści pisma – w jego górnej części – należy podać imię i nazwisko osoby wnoszącej pismo, a także – w pierwszym piśmie złożonym w sprawie – numer telefonu, telefaksu i adres poczty elektronicznej lub oświadczenie o ich nieposiadaniu.
Jeżeli sprawa otrzymała już swoją sygnaturę, to w treści pisma należy ją wskazać. Sygnaturę sprawy można ustalić z treści korespondencji sądowej lub poprzez kontakt telefoniczny z sądem w którym sprawa się toczy.
Wysyłając później takie pismo za pośrednictwem poczty należy pamiętać o umieszczeniu na kopercie i na potwierdzeniu nadania sygnatury sprawy.
Przykładowa sygnatura sprawy: “VII K 146/20”
Cyfra rzymska w sygnaturze sprawy oznacza numer wydziału, który rozpoznaje daną sprawę. Oznaczenie literowe np.”K” to tzw. repertorium i oznacza typ sprawy. Cyfra przez ukośnikiem oznacza numer sprawy a cyfra po ukośniku rok wpływu sprawy do sądu.
W przypadku postępowania karnego ustawa nie przewiduje wymogu oznaczenia pisma, lecz dobrym zwyczajem jest je oznaczyć – czy jest to np. wniosek dowodowy czy też inne pismo. Jeżeli pojawią się problemy z ustaleniem jak oznaczyć dane pismo można się ograniczyć do określenia “PISMO”.
W tym miejscu należy wskazać wniosek lub oświadczenie. Jest to najważniejsza i najtrudniejsza do prawidłowego skonstruowania cześć pisma.
Jeżeli zachodzi taka potrzeba należy dokładnie wytłumaczyć dlaczego o coś wnioskujemy lub coś oświadczamy. Nie można zapomnieć, iż samo wyjaśnienie zasadności naszego stanowiska może się okazać niewystarczające i dlatego w treści uzasadnienia trzeba wskazać dowody na poparcie swoich twierdzeń. Mogą to być dowody pisemne np. umowa, ale również opinia biegłych czy zeznania świadków.
Pismo kierowane do sądu musi zostać własnoręcznie podpisane przez osobę, która to pismo składa. Jeżeli osoba składająca pismo nie może się podpisać, podpisuje pismo osoba przez nią upoważniona, z wymienieniem przyczyny, dla której strona sama się nie podpisała.
Ponadto pismo powinno zwierać datę sporządzenia pisma.
Na końcu pisma należy wymienić wszystkie dokumenty dołączone do pisma, w szczególności dokumenty wskazywane jako dowody w sprawie.
Pismo powinno zawierać odpisy tego pisma wraz z załącznikami po jednym odpisie dla każdej z pozostałych stron.
Pamiętajmy, że ustawa przewiduje szczególne wymogi dla pism wszczynających postępowanie takich jak pozew czy wniosek oraz dla środków odwoławczych. Ze względu na obszerność tematyki te dwa typy pism omówione zostaną w osobnych artykułach.
ADWOKAT
Założyciel i partner w Kancelarii GC Adwokaci. Specjalizuje się w obsłudze kontraktów budowlanych i prawie zamówień publicznych. Prowadzi również sprawy cywilne, w szczególności z zakresu windykacji, oraz sprawy rodzinne.